직장인을 위한 영어 전화 통화 실전 가이드 1편 - 기본 응대 표현

업무 중 외국인과 전화 통화를 하며 글로벌 커뮤니케이션 능력을 발휘하는 직장인

영어 전화 통화, 준비된 사람이 더 자신 있습니다

제가 미국에서 일하기 시작했을 때 가장 긴장됐던 경험 중 하나는 외국 바이어와의 전화 통화였습니다. 얼굴을 보며 말할 수 있는 대면 회의나, 시간을 들여 정리할 수 있는 이메일과는 달리 전화는 실시간으로 반응해야 하니 훨씬 부담이 컸습니다. 상대방이 제 말을 잘 이해하지 못하는 상황이 생기면, 저도 모르게 목소리가 작아지고 말투가 흔들렸던 기억이 납니다.

그 경험을 통해 영어로 대화하는 전화 통화에서는 명확하고 자신 있게 말하려는 태도와 말할 내용을 짧게라도 미리 준비하고 연습하는 습관이 중요하다는 것을 알게 되었습니다.

비즈니스 상황에서 전화로 영어를 사용할 때, 첫 인상은 목소리와 말투에서 결정됩니다. 특히 상대방의 얼굴을 볼 수 없는 전화 통화에서는 단어 선택, 어조, 전달력이 대면 대화보다 더 큰 영향을 미칩니다. 특히 업무용 전화를 받을 때는 정중함, 소속의 명확한 전달, 그리고 응대 태도가 중요합니다.

실제 업무 환경에서 전화는 외부 고객, 파트너, 협력사 등 다양한 이해관계자와 직접 연결되는 접점이기 때문에, 말실수나 오해가 업무 전체에 영향을 미칠 수 있습니다. 따라서 자주 사용되는 표현을 사전에 숙지하고, 상황별로 정리해두는 것이 매우 중요합니다.

이 글에서는 실제 업무 현장에서 가장 기본이 되는 '전화 응대 표현'을 중심으로, 핵심 영어 표현들을 선별해 소개하고 각 표현이 어떤 상황에서 자연스럽게 사용되는지를 실전 중심으로 자세히 안내합니다. 미리 표현을 익히고 연습해두면, 영어 통화에서도 훨씬 더 자신감 있게 대응할 수 있습니다.

전화를 받을 때: 기본 인사와 응대 표현

“Good morning, this is [Your Name] from [Company Name]. How may I help you?”

이 문장은 업무용 전화를 받을 때 가장 기본이 되는 공식적인 인사 표현입니다. 주로 외부 고객, 거래처, 파트너 등으로부터 전화를 받았을 때 처음으로 본인을 소개하고, 어떤 도움을 줄 수 있는지를 자연스럽게 묻는 역할을 합니다.

영업팀, 고객지원 부서 등에서도 자주 사용되며, 정중하고 친절한 분위기를 만드는 데 효과적입니다. 말할 때는 목소리를 또렷하게 하고, 속도는 약간 느리게 유지하면 보다 신뢰감 있는 첫인상을 줄 수 있습니다. 회사명을 명확히 밝히는 것도 상대방이 전화를 건 곳이 맞는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

상황이나 부서에 따라 다르게 표현할 수 있습니다.

“Hello, [Company Name]. [Your Name] speaking.”

이 표현 역시 전화 인사의 기본 요소만을 간결하게 담고 있는 전형적인 비즈니스 응대 문장입니다. 자신의 소속과 이름을 짧고 명확하게 소개함으로써, 상대방이 전화를 건 곳이 맞는지를 빠르게 확인하고, 통화 목적에 집중할 수 있도록 돕습니다.

“Hello, ABC Corp. This is Jisoo speaking.”처럼 활용되며, 불필요한 수식 없이 핵심 정보만 전하는 실무 중심의 응대 방식입니다. 고객응대, 파트너사 응대, 내부 전화를 포함한 대부분의 사무 환경에서 활용 가능하며, 특히 내선 연결이나 반복되는 전화 업무에 매우 효율적입니다.

전반적으로 이 문장은 자신감 있고 전문적인 인상을 주며, 말투만 부드럽게 유지하면 대부분의 비즈니스 전화 상황에서 무리 없이 사용할 수 있는 실용적인 표현입니다.

다만, 콜센터나 고객지원 부서처럼 친절한 인상이 중요한 상황에서는 다소 딱딱하거나 거리감 있게 느껴질 수 있습니다.

“Thank you for calling [Company Name], this is [Your Name]. How may I help you?”

이 문장은 고객 응대 업무에서 가장 널리 사용되는 전화 인사 표현 중 하나입니다. 전화를 건 상대방에게 감사 인사를 먼저 전하고, 본인을 소개한 뒤 도움을 제안하는 구조로, 콜센터나 고객지원 부서처럼 고객과의 직접적인 소통이 많은 부서에서 매우 적합합니다.

표현 자체가 정중하고 포멀하기 때문에 서비스 업종이나 외부 고객을 자주 응대하는 환경에서 자주 사용하지만, 일반적인 사무직이나 파트너사와의 통화처럼 고객 응대가 중심이 아닌 상황에서는 이 표현이 약간 과하게 들릴 수 있으므로, 보다 중립적이고 자연스러운 표현을 선택해 상황에 맞게 조절하는 것이 좋습니다.

전화를 받을 때 자주 쓰이는 표현 비교

비즈니스 환경에서는 통화 목적, 상대방, 부서 성격에 따라 전화 응대 표현도 달라져야 합니다. 아래는 대표적인 전화 인사 표현 3가지를 이해하기 쉽게 실전 상황별로 비교한 내용입니다.

표현의 ‘격식’이나 ‘친절도’가 중요한 게 아니라, 상대방과의 관계와 통화 목적에 가장 적합한 톤과 말을 고르는 것이 핵심입니다. 예를 들어, 외부 고객이 많다면 감사 표현이 들어간 인사말이 효과적이고, 내부 직원과의 커뮤니케이션이라면 간결하고 실용적인 표현이 더 자연스러울 수 있습니다.

표현	사용 상황	특징 및 분위기	추천 사용 대상
Hello, [Company Name]. [Your Name] speaking.	내선 연결, 일반 사무직 응대, 반복적인 전화 업무	간결하고 실용적, 빠르게 본론으로 진입 가능. 약간 딱딱하게 느껴질 수 있음.	총무팀, 회계팀, 일반 사무직, 파트너사 응대
Good morning, this is [Your Name] from [Company].	외부 파트너와의 첫 통화, 사무적인 응대	적당히 포멀하면서도 부담스럽지 않음. 신뢰감을 주는 전형적인 비즈니스 인사.	영업, 기획, 마케팅, 사내 보고용 통화
Thank you for calling [Company Name], this is [Your Name]. How may I help you?	고객 응대, 콜센터, 고객 서비스 부서	감사 표현으로 시작해 친절하고 포멀한 인상을 줌. 다소 과하게 느껴질 수 있음.	CS, 고객지원, 리셉션, 외부 고객 응대

전화를 거는 상황이라면 이렇게 시작해보세요:

“Hi, this is [Your Name] from [Company]. I’m calling about…”

자신이 먼저 전화를 걸었을 때 사용하는 인사 표현입니다. 본인을 짧고 명확하게 소개한 후, 통화 목적을 자연스럽게 이어가는 구조로, 실무 환경에서 가장 널리 사용됩니다.
예: "Hi, this is Jisoo from ABC Electronics. I’m calling about our upcoming meeting."

상대방 정보 요청 시 꼭 필요한 정중한 표현

전화 통화 중 상대방의 신원을 확인하는 것은 자연스럽고 중요한 절차입니다. 하지만 어떻게 묻느냐에 따라 통화 분위기는 크게 달라질 수 있습니다. “Who is this?”처럼 직역된 표현은 간단하고 직접적이지만, 상대에 따라 무례하게 들릴 수 있고, 특히 비즈니스 환경에서는 예의가 없어 보일 수 있습니다. 그렇다면 어떻게 표현해야 할까요?

“May I ask who’s calling, please?”

이 표현은 정중하고 완곡한 방식으로 상대방의 이름이나 소속을 물을 수 있는 대표적인 표현입니다. 이 표현은 단어 하나하나가 예의를 담고 있어, 상대방에게 부담을 주지 않으면서도 필요한 정보를 자연스럽게 이끌어내는 데 매우 효과적입니다. 특히 전화 응대를 자주 하는 직무 — 예를 들어 리셉션, 비서직, 고객지원(CS), 전화 교환업무 등에서는 거의 기본 문장으로 자리 잡고 있습니다.

사용할 때는 톤과 말투가 핵심입니다. 문장이 정중하더라도, 목소리가 날카롭거나 빠르면 오히려 불편한 인상을 줄 수 있습니다. 따라서 말할 때는 목소리를 부드럽게 유지하고, 마지막의 “please”는 가볍고 자연스럽게 덧붙이는 것이 좋습니다.

상대방이 자신의 이름을 밝힌 후에는 단순히 넘어가지 말고, 반드시 이름을 다시 불러주는 것이 좋습니다. 예를 들어, “This is Alex from Global Inc.”라고 말하면,

“Thank you, Mr. Alex. How can I help you today?”

이처럼 상대방의 성이나 이름을 다시 언급하며 연결해주는 것이 응대의 완성도를 높이는 핵심입니다.

이러한 방식은 고객에게도, 파트너에게도 '존중받고 있다'는 인상을 줄 수 있으며, 기업의 전화 커뮤니케이션 품질 전체에 긍정적인 영향을 미칩니다. 또한 이런 세심한 태도는 단순한 전화예절을 넘어서, 비즈니스 전반의 신뢰와 이미지 관리에도 기여하는 요소입니다.

잘 안 들렸을 때: 정중한 반복 요청 표현

전화 통화에서는 음질, 배경 소음, 발음 차이 등 다양한 이유로 상대방의 말을 정확히 듣지 못하는 일이 자주 발생합니다. 특히 비즈니스 상황에서는 이런 순간이 더 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 중요한 정보를 놓치거나 잘못 이해하는 일이 업무에 직접적인 영향을 줄 수 있기 때문입니다.

이럴 때, 적절하게 “다시 말씀해주시겠어요?”라고 요청하는 표현이 필요합니다. 많은 사람들이 직관적으로 “What?” 또는 “Excuse me?”를 사용하지만, 이 표현들은 듣는 사람에 따라 다소 딱딱하거나 무례하게 느껴질 수 있습니다. 그에 비해 훨씬 더 정중하고 부드러운 인상을 주는 표현이 있습니다.

“I’m sorry, could you please repeat that?”

이 문장은 공손한 사과(I’m sorry)와 완곡한 요청(could you please)이 조화롭게 들어 있어, 상대방이 불쾌감을 느끼지 않으면서도 내용을 다시 전달하도록 자연스럽게 유도할 수 있습니다. 실제 실무에서도 고객 응대, 회의 통화, 외국 파트너와의 협업 등 모든 비즈니스 전화 상황에서 안전하게 사용할 수 있는 기본 표현입니다.

또한 이 표현은 단순히 영어 문장을 외우는 차원을 넘어, 자신의 태도를 어떻게 전달하느냐의 문제이기도 합니다. 전화상에서 잘 안 들린다고 해서 당황하거나 얼버무리면, 오히려 상대방은 더 불안해지거나 신뢰를 잃을 수 있습니다.

따라서, 말이 잘 들리지 않았을 때는 당황하지 말고, 톤을 부드럽게 유지하면서 차분하고 또렷한 목소리로 말하세요. 너무 빠르거나 당황한 말투보다는, 자신감 있고 침착하게 요청하는 방식이 더 좋은 인상을 줍니다.

반복을 요청한 후, 상대방이 내용을 다시 말해주었을 때는 다음과 같이 짧게 감사를 표현하는 것이 좋습니다.

“Thank you for repeating that”

이 한마디만으로도 대화가 훨씬 부드러워지고, 상대방 역시 긍정적인 태도로 응대해줄 가능성이 높아집니다.

결론: 영어 전화 통화는 연습이 실력이다

이번 글에서 소개한 영어 표현들은 영어 실력이 유창하지 않더라도 누구나 사용할 수 있는 실전 표현입니다. 실제로 원어민들도 자주 사용하는 자연스러운 문장이면서 어려운 단어가 없기 때문에 초보자에게도 매우 적합합니다.

고객응대, 리셉션, 사무직, 영업 등 어떤 직무에서든 상황에 맞게 활용할 수 있어, 영어 통화에 대한 불안을 줄이는 데도 효과적입니다.

특히 전화 통화는 상대의 얼굴을 보지 못하는 만큼, 목소리 톤, 말하는 방식, 리액션 등이 중요한 역할을 합니다. 따라서 실제 업무 전에 미리 상황을 가정하고 표현을 연습해보는 것만으로도 충분히 자신감을 키울 수 있습니다.

영어로 하는 전화 통화에 대한 부담이 있다면, 앞에 소개한 기본 표현들부터 입에 붙도록 연습해보세요. 자신감 있는 목소리로 기본 표현부터 익혀 나간다면, 당신의 영어 전화 통화는 더 이상 부담이 아닌, 확실한 커뮤니케이션 도구가 될 수 있습니다.