직장인을 위한 영어 전화 통화 실전 가이드 2편 - 비즈니스 회의 일정 제안 표현

사무실에서 전화 통화를 하며 달력을 확인해 회의 일정을 제안하는 직장인의 모습

전화로 일정 제안하기: 명확함이 신뢰를 만듭니다

업무 중 전화 통화로 회의나 약속 일정을 제안하는 상황은 많은 직장인이 자주 경험하는 일입니다. 이메일보다 빠르고 직접적인 방식인 만큼, 전화 통화에서는 정확한 표현과 전달력 있는 어조가 특히 중요합니다. 상대방의 일정을 배려하면서도 날짜와 시간을 명확하게 제안하는 것이, 비즈니스 커뮤니케이션에서 신뢰를 쌓는 데 큰 도움이 됩니다.

저는 한동안 국내 고객과의 일정 업무만 담당하다가, 처음으로 해외 파트너에게 전화로 회의 일정을 제안하게 된 일이 있었습니다. 사전에 이메일로 내용을 확인했음에도 불구하고, 막상 전화를 걸어 직접 말하려니 순간적으로 어떤 표현을 써야 할지 떠오르지 않아 말문이 막혔던 기억이 납니다. 간단한 시간 제안도 자신 없게 말하게 되면서, 결국 다시 이메일을 보내 재확인해야 했습니다.

그 경험 이후, 저는 회의나 약속을 전화로 제안할 때 사용할 수 있는 표현들을 정리해두고 상황에 맞게 연습하는 습관을 들이게 되었습니다. 이처럼 핵심 표현 몇 가지만 미리 준비해두어도, 실전에서는 훨씬 더 자신감 있게 대응할 수 있습니다.

이번 글에서는 전화로 일정을 제안할 때 자주 쓰이는 대표 표현 3가지를 중심으로, 각 문장이 어떤 상황에서 자연스럽게 사용되는지 실무 중심으로 안내해드립니다. 짧고 명확한 한 문장이, 실수 없는 커뮤니케이션의 출발점이 될 수 있습니다.

회의 일정 제안 시 가장 기본이 되는 표현

업무에서 전화나 이메일을 통해 회의 일정을 제안할 일이 생기면, 어떤 표현을 써야 정중하고 실무에 맞을까요?

“I’d like to schedule a meeting with Mr. Kim next week.”

이 표현은 가장 적합한 대표적인 문장으로, 단순히 ‘회의를 잡고 싶다’는 뜻을 넘어서, 상대방에게 부담을 주지 않으면서도 의도를 명확히 전달할 수 있는 정중한 요청의 형태입니다.

“I’d like to~”라는 표현은 영어 비즈니스 커뮤니케이션에서 매우 자주 사용되며, 직접적인 요구가 아니라 예의를 갖춘 제안 또는 희망 표현으로 받아들여집니다. 따라서 이 표현은 외부 고객이나 신규 파트너, 혹은 직급이 높은 상대에게 처음 미팅을 제안할 때 가장 이상적인 선택입니다. 전화 통화에서 사용하면 자연스러운 흐름을 만들 수 있고, 같은 문장을 이메일에서도 그대로 활용할 수 있어 활용도가 높습니다.

예를 들어 다음과 같은 말로 상황을 시작할 수 있습니다:
“Hello, this is Yuna from Nexon’s marketing team. I’d like to schedule a meeting with Mr. Kim next week to discuss our partnership proposal.”

이 문장은 격식 있고 매끄러운 인상을 주며, 특히 상대방이 처음 접하는 사람일 경우 신뢰감을 높이는 데도 효과적입니다.

하지만 같은 회사에 근무하는 팀원이나 이미 여러 번 회의를 한 내부 인력에게 이런 표현을 반복적으로 사용하면 지나치게 격식을 차린 말투로 느껴질 수 있습니다. 이럴 때는 상황에 따라 말투를 조절하는 것이 좋습니다. 좀 더 자연스럽고 편안한 어조를 원한다면 다음과 같이 말할 수 있습니다:

• Can we set up a time to talk next week?
• Are you free to meet next Thursday afternoon?

이처럼 상대방과의 관계, 조직 내 위치, 대화의 목적에 따라 표현을 유연하게 바꾸는 것이 중요합니다. 정중함은 유지하되 상황에 맞는 어조를 선택하는 것이 실전 커뮤니케이션의 핵심입니다.

또한, 회의 제안과 관련된 표현에서는 단어 선택에 신중함이 필요합니다. “schedule a meeting” 또는 “arrange a meeting”과 같이 정확한 표현을 사용하는 것이 좋습니다.

업무에서 회의 일정 제안은 단순한 스케줄 조율을 넘어, 상대방과의 첫인상, 신뢰 관계, 커뮤니케이션 태도까지 반영되는 중요한 순간입니다. 따라서 이렇게 정중하고 명확한 표현부터 차근차근 익혀두면, 회의 제안이나 고객 커뮤니케이션 상황에서 훨씬 더 자신감 있게 대응할 수 있습니다.

일정 제안 시 가장 많이 쓰이는 배려형 표현

“Would Tuesday at 3 PM work for you?”

업무상 미팅 일정을 제안할 때는, 단순히 시간을 통보하기보다는 상대방의 스케줄을 함께 고려해주는 표현이 필요합니다. 그런 면에서 이 표현은 일정 제안과 배려가 동시에 담긴 대표적인 비즈니스 영어 표현입니다.

이 문장은 단정적인 어조 대신 열린 질문 형태를 사용하기 때문에, 상대방이 부담 없이 자신의 일정을 조율하거나 다른 대안을 제시할 수 있도록 유도합니다.

특히 “Can we meet Tuesday at 3?”처럼 직접적인 질문은 자칫하면 강압적인 인상을 줄 수 있지만, “Would ~ work for you?”는 존중과 유연한 협의의 여지를 보여주는 표현 방식이라 비즈니스 커뮤니케이션에서 훨씬 더 선호됩니다.

예를 들어, 고객에게 다음 미팅 일정을 잡을 때 이렇게 말할 수 있습니다:
“Would Tuesday at 3 PM work for you, or is there a better time for you?”

이런 문장은 단순히 시간만 제안하는 것이 아니라, 상대방의 일정을 먼저 고려한다는 배려를 담고 있어 상호 신뢰와 협조적인 분위기 형성에 효과적입니다.

이 표현은 내부 동료, 외부 파트너, 클라이언트 등 다양한 대상에게 모두 사용할 수 있습니다. 회의를 처음 잡는 상황뿐 아니라, 일정 변경이나 리스케줄 요청 시에도 매우 유용하며, 문장 구조가 간단해 전화나 이메일 모두에서 부담 없이 사용할 수 있는 표현입니다.

다만 이 표현도 너무 반복적으로 사용하면 문제가 될 수 있습니다. 특히 같은 상대에게 매번 “Would this time work for you?”만 반복하면 스스로 결정을 못 내리는 인상, 혹은 지나치게 소극적인 태도로 비칠 수 있습니다.

상황이나 상대에 따라 조금 더 단호한 어조로 말하고 싶을 때는 다음과 같이 말할 수 있습니다.
예: “Let’s meet at 3 PM on Tuesday.”
이처럼 확정적인 표현을 사용하면 주도적인 인상을 줄 수 있고, 이미 어느 정도 사전 조율이 된 상태라면 오히려 더 효율적인 커뮤니케이션이 됩니다.

일정을 즉시 확정할 수 없을 때 정중하게 말하는 법

“Let me check our calendar and get back to you.”

업무 중 회의 일정을 조율하다 보면, 즉시 답변하기 어려운 경우가 종종 생깁니다. 특히 팀 내부 일정을 먼저 확인해야 하거나, 회의실 사용 가능 여부를 검토해야 할 때, 외부 고객과의 미팅 일정을 내부적으로 확인해야 할 때, 혹은 상사의 승인이 필요한 경우에는 바로 ‘가능하다’고 확답하기 곤란한 상황이 많습니다.

이 표현은 정중하게 답변을 보류하면서도 반드시 다시 연락하겠다는 의지를 담고 있는 말입니다. 즉, “지금은 확실히 말씀드릴 수 없지만, 곧 확인해서 연락드리겠습니다”라는 뜻을 담고 있어 상대방 입장에서는 거절로 받아들이지 않고 기다릴 준비를 하게 됩니다.

예를 들어 다음과 같은 상황에서 자연스럽게 사용할 수 있습니다:
“That sounds good. Let me check our calendar and get back to you by this afternoon.”

이처럼 ‘확인하겠다’는 표현(check our calendar)과 ‘다시 연락하겠다’는 후속 조치(get back to you)가 함께 들어 있어, 상대방의 기대를 유지하면서도 실무적으로 필요한 시간을 확보할 수 있습니다.

무엇보다도 이 문장은 단순히 회피가 아니라, 신중함과 책임감을 전달하는 커뮤니케이션 도구입니다. 비즈니스에서는 일정이 유동적인 경우가 많기 때문에 정확한 확인을 거쳐 의사결정하는 모습은 오히려 신뢰를 높이는 요소로 작용할 수 있습니다.

하지만 반드시 주의할 점도 있습니다. 이 표현은 “확실히 다시 연락드리겠습니다”라는 약속의 의미를 포함하고 있기 때문에, 말만 해놓고 후속 조치를 하지 않으면 오히려 신뢰를 잃게 됩니다. 특히 고객이나 외부 파트너에게 이 표현을 사용한 뒤 응답이 없다면 "무시당했다"는 인상을 줄 수 있어 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

때문에 ‘get back to you’는 반드시 행동으로 이어져야 하는 표현이라는 점을 기억해야 합니다. 전화 통화 후 일정 확인이 완료되면 가능한 한 빠르게 회신하거나, 확정이 지연될 경우에는 중간 피드백이라도 주는 것이 좋습니다.
예: “We’re still finalizing our schedule. I’ll get back to you by tomorrow.”

또한 “check our calendar”는 영어권에서도 흔히 쓰이는 표현이며, 일상 회화부터 이메일, 전화까지 다양한 비즈니스 상황에서 자연스럽게 사용 가능합니다. “check the schedule”과 혼용될 수 있지만, 날짜 중심의 일정 확인에서는 “calendar”가 더 정확하고 적합한 어휘입니다.

결론: 준비된 표현이 전화 커뮤니케이션을 완성합니다

전화로 회의 일정을 조율하는 과정은 단순히 날짜와 시간을 전달하는 데 그치지 않습니다. 짧은 문장 하나에도 배려, 명확성, 그리고 전문적인 태도가 담겨야 하며, 이는 비즈니스 커뮤니케이션에서 중요한 인상을 좌우할 수 있습니다. 특히 전화 통화는 실시간으로 응답해야 하기 때문에, 준비되지 않은 상태에서는 사소한 실수가 신뢰에 영향을 줄 수 있습니다.

이럴 때일수록 자주 쓰는 표현을 미리 익히고 연습해두는 것이 큰 도움이 됩니다. 사전에 준비된 문장은 긴장을 줄여주고, 상대방에게는 명확하고 정돈된 인상을 줄 수 있기 때문입니다. 처음부터 완벽한 표현을 하려 하기보다는, 기억하기 쉬운 문장을 반복 연습하고 상황에 맞게 응용하는 습관이 더 효과적입니다.

실수는 누구에게나 있을 수 있지만, 말의 태도, 명료성, 그리고 준비된 자세가 결국 상대방의 신뢰를 이끌어냅니다. 오늘 소개한 표현들을 참고하여, 전화로 회의 일정을 조율할 때도 더욱 자신감 있고 신뢰감 있는 커뮤니케이션을 실천해 보시기 바랍니다.