영어 전화 통화 실전 가이드 3편: 직장인을 위한 일정 조율 표현

업무 중 해외 클라이언트와 전화 통화를 하며 회의 일정을 조율 중인 직장인

전화로 회의 일정을 조율할 때는 전화 한 문장이 업무 신뢰를 결정짓기도 합니다. 실시간으로 오가는 영어 통화는 실수나 오해가 업무에 직접적인 영향을 줄 수 있기 때문에, 정확하고 자연스러운 표현을 미리 익혀두는 것이 중요합니다. 본 글에서는 일정 확인, 변경 요청, 후속 조치 등 실무 상황에서 자주 등장하는 영어 표현을 상황별로 정리해 소개합니다. 실제 업무에서 바로 활용할 수 있는 예문 중심으로 구성해 실전 감각을 높이는 데 도움을 줍니다. 간단한 표현이라도 미리 준비하고 연습하면 통화 중 자신감을 갖고 응대할 수 있습니다. 영어 전화 통화가 익숙하지 않은 직장인도 충분히 따라 할 수 있도록 구성했습니다.

1. 일정 재확인 및 이해 점검: 실수 없는 커뮤니케이션의 기본

1.1 일정 재확인이 필요할 때

업무상 중요한 회의일수록 서로 같은 내용을 인지하고 있는지 확인하는 과정이 매우 중요합니다.

“Just to confirm, our meeting is set for Thursday at 10 AM, right?”

이 문장은 이 상황에서 가장 자주 사용되는 표현으로, 회의 일정이 이미 합의된 상태에서 상대방과 다시 한 번 확인을 주고받는 공식적인 표현입니다. 특히 회의 하루 전, 혹은 당일 오전에 전화를 걸어 일정 확인을 할 때 매우 유용합니다. 짧은 문장이지만, 정확한 일정 관리와 실수 방지를 위한 중요한 커뮤니케이션 습관으로 자리 잡고 있습니다. 이 표현은 이메일에서도 자연스럽게 사용 가능하며, 특히 스케줄이 자주 바뀌는 프로젝트 현장이나 외부 파트너와의 협업 상황에서 신뢰감을 높이는 핵심 문장입니다.

1.2 상대방 말을 제대로 이해했는지 확인하는 표현

전화 통화 중 상대방이 말한 정보를 내가 제대로 이해했는지를 정리하며 확인하고 싶을 때는 다음과 같은 표현이 매우 유용합니다.

“Let me just make sure I understood correctly...”

이는 단순한 확인을 넘어, 정보를 정확히 듣고 해석했다는 의지를 보여주는 신중한 태도로 받아들여집니다.
예를 들어 상대방이 "Let's move the meeting to next Wednesday at 2 PM."이라고 말했다면,
“Let me just make sure I understood correctly — you're suggesting we move the meeting to next Wednesday at 2 PM, is that right?” 처럼 응답하면 상대방도 내용을 다시 한번 확인하고 필요시 정정할 수 있습니다.

이 두 표현은 유사하게 보이지만 목적과 타이밍이 다릅니다. “Just to confirm…”은 이미 합의된 일정을 다시 한 번 점검하는 용도이고, “Let me just make sure I understood correctly…”는 내가 상대의 말을 제대로 해석했는지를 실시간으로 확인할 때 사용됩니다.

실무에서 이 두 표현을 구분해 적절히 사용할 수 있다면, 전화 통화 중 발생할 수 있는 대부분의 스케줄 혼선이나 커뮤니케이션 오해를 미연에 방지할 수 있습니다.

2. 일정 변경 요청: 상황에 따른 표현

2.1 가장 정중한 표현

“Would it be possible to move our meeting to Friday?”

이 표현은 다양한 상황에서 유용하게 쓰이는 정중한 일정 변경 표현입니다. 특히 상사나 고객, 외부 파트너처럼 직급 차이가 있거나 중요한 관계를 유지해야 하는 상대에게 요청할 때 매우 효과적입니다. 상대방의 입장을 우선 고려한다는 인상을 줄 수 있어, 비즈니스 매너 측면에서도 긍정적인 반응을 이끌어냅니다.

또한, 일정 변경의 이유를 자세히 설명하기 어려운 상황에서도 이 표현은 유용합니다. 사적인 사유나 갑작스러운 상황으로 인해 회의를 옮겨야 할 경우, 이 문장 하나만으로도 상대방에게 예의 있고 조심스럽게 요청하는 분위기를 전달할 수 있습니다.

만약 이미 한 차례 회의를 변경한 상태이거나, 같은 사람에게 반복적으로 요청을 해야 하는 상황이라면 이 표현이 특히 도움이 됩니다. 강한 어조 대신 완곡한 말투를 사용함으로써 부담을 줄이고, 상대방의 거부감이나 불쾌감을 최소화할 수 있습니다.

마지막으로, 이 문장은 공식 이메일이나 회의 초대 메시지 작성 시에도 자연스럽게 사용할 수 있습니다. 정중하고 간결한 어조는 비즈니스 서면 커뮤니케이션에서 높은 신뢰감을 형성하는 데 도움이 되며, 전문적인 인상을 남기고 싶은 상황에 적합한 표현이라 할 수 있습니다.

2.2 일반적으로 자주 쓰는 대표적인 표현

“Could we reschedule the meeting to Friday?”

이 표현 역시 일정 변경이 필요할 때 정중하게 상황을 전달하고, 상대방과 협의하려는 태도를 부드럽게 표현할 수 있는 아주 효과적인 문장입니다. 실무에 적합한 표현으로, 상대방에 대한 배려와 자신의 책임감 있는 태도를 동시에 전달할 수 있는 훌륭한 문장입니다.

나의 입장만 강조하는 대신, 상대방의 일정도 함께 고려하겠다는 배려의 뉘앙스를 담고 있어 비즈니스 영어에서 중요한 ‘어조 조절’의 대표적인 예로, 해당 표현을 사전에 익혀두면 갑작스러운 일정 변경에도 침착하고 매끄럽게 대응할 수 있습니다.

다만, 일정 변경 요청은 신중하게 사용하는 것이 중요합니다. 같은 상대에게 반복해서 “reschedule” 요청을 하게 되면 시간 관리에 대한 신뢰도가 떨어질 수 있으며, 결국 비즈니스 관계에 부정적인 영향을 줄 수 있습니다.

또한, 단순히 변경을 요청하는 데 그치지 말고,
“Sorry for the inconvenience — I’ll send a revised calendar invite shortly.”
처럼 후속 조치를 안내하면 훨씬 더 신뢰감 있는 커뮤니케이션이 완성됩니다.

2.3 짧은 시간 단위의 일정을 변경할 때 쓰는 표현

“We need to push the meeting back by 30 minutes.”

갑작스러운 내부 회의나 팀장 호출 등으로 인해 정해진 회의 시간을 조금 늦춰야 할 경우, “push the meeting back”은 간결하면서도 자연스러운 표현입니다. “delay”나 “postpone”도 사용 가능하지만, 이들은 다소 딱딱하거나 장기적인 일정 변경처럼 느껴질 수 있어 짧은 시간 단위로의 조정에는 "push back"이 더 부드럽고 실용적입니다.

이 표현은 상대방과 어느 정도 친밀하거나, 반복적으로 일정 조율을 해본 경험이 있는 동료, 협력사 등과의 대화에 적합합니다. 영어권 직장인들이 이메일, 전화, 메시지에서 자주 사용하는 말이며, 특히 15분, 30분, 1시간 등 짧은 시간 단위의 조정에 적합합니다.

이 표현은 상대적으로 자연스럽고 덜 격식 있는 어조이기 때문에, 비공식적인 회의 변경 요청이나 이미 제안된 다른 일정이 있고 그에 대한 대안을 제시하는 맥락에서 쓰면 더욱 자연스럽습니다.

“Would it be okay to push our call back to 2:30 instead of 2?” 처럼 말하면, 상대방에게 양해를 구하면서도 조심스럽게 조정을 제안할 수 있어 부드럽고 협조적인 인상을 줄 수 있습니다.

주의할 점은 “push forward”라는 표현도 있다는 점입니다. 이는 회의나 일정을 앞으로 당긴다는 의미이며, 예를 들어 “Can we push the meeting forward to 1 PM?” 처럼 사용됩니다. 두 표현은 정반대의 뜻을 가지므로, 상황에 맞게 정확히 써야 합니다.

3. 일정 확정 후 후속 조치

“I’ll send you a calendar invite shortly.”

전화 통화로 회의 일정이나 약속을 구두로 정했다면, 그다음 단계는 반드시 그 내용을 문서화하거나 캘린더에 등록해 공식적인 일정으로 확정하는 절차입니다. 특히 팀 단위 업무나 외부 파트너와의 협업에서는 단순한 말보다 시각적으로 공유되는 일정 정보가 더 큰 신뢰와 실행력을 이끌어내기 때문입니다.

이 표현은 이런 상황에서 자연스럽고 실무적으로 자주 사용되는 표현으로, 주로 Google Calendar, Microsoft Outlook, 네이버 캘린더 등 공식 일정 관리 툴을 통해 회의 일정을 전송하겠다는 뜻을 담고 있습니다.

이 표현은 단순한 공지 이상의 의미를 가지고 있습니다. 전화 통화 중 일정만 잡고 마무리하면, 상대방 입장에서는 정확한 시간, 회의 주제, 참석자 정보를 혼동하거나 잊어버릴 수 있습니다. 반면, 구체적인 시간과 날짜가 명시된 캘린더 초대장을 보내면 상대방은 다시 확인하지 않아도 되고, 리마인더 기능까지 활용할 수 있어 일정 관리의 신뢰도가 크게 높아집니다.

특히 Zoom, Microsoft Teams, Google Meet와 같은 화상회의 플랫폼 링크를 포함해야 하는 회의일 경우에는 이 표현을 통해 후속 조치를 약속하는 것이 실질적인 업무 완결력으로 연결됩니다. 또한 일정이 다자 간 회의일 경우에는 모든 참석자에게 동일한 정보를 제공하고 일정 충돌을 줄일 수 있는 가장 확실한 방법이기도 합니다.

실제로 이 문장은 단순히 형식적인 표현이 아니라, “신속하게 후속 조치를 하겠다”는 의지와 책임감을 함께 전달합니다. 속도 중심의 업무 환경에서는 신속한 후속 조치를 보여주는 표현이 담당자의 신뢰도나 팀의 전문성을 높이는 데에도 기여할 수 있습니다.

예를 들어, 회의 통화가 끝난 직후 다음과 같이 마무리할 수 있습니다:
“Great, let’s go with 3 PM Thursday. I’ll send you a calendar invite shortly.”

이처럼 간단한 문장 한 줄이지만, 상대방에게는 “이 회의가 실제로 확정되었고, 정리된 초대장이 곧 올 것이다”라는 기대와 안심을 동시에 전달할 수 있습니다.

결론: 표현 하나가 비즈니스 커뮤니케이션의 수준을 결정합니다

업무 일정 조율은 단순히 날짜를 전달하는 과정이 아닙니다. 그 표현 방식과 말투, 배려의 태도가 상대방과의 신뢰를 형성하는 핵심 요소입니다. 전화는 실시간으로 이뤄지는 만큼, 미리 익힌 실용적인 표현만으로도 실수를 줄이고 명확한 인상을 줄 수 있습니다.

이번 글에서 소개한 표현들은 실제 비즈니스 환경에서 자주 사용되며, 상대방과의 신뢰 형성에도 긍정적인 영향을 줍니다. 간단한 문장이지만, 올바르게 사용하는 것만으로도 커뮤니케이션의 품질은 크게 향상됩니다. 다음 통화부터는 준비된 표현으로 더 명확하고 자신 있게 일정을 제안해보세요.